販売管理システムとは、企業が注文を受けてから商品を納品するまでの一連の販売業務を適切にコントロールするシステムのことを言います。

また「販売管理」は、企業活動の根幹であり、その業務をサポートするシステムとも言えます。

販売管理システムの基本的な機能として、
大きく販売管理、在庫管理、仕入管理の３つの機能に分けることが出来ます。
この販売管理システムを導入するメリットとして、販売業務の効率化やトータルコストの削減といったものが挙げられます。

こちらの記事では、販売管理システムの主な機能やメリット・デメリットについて
ご説明していきます。

 

販売管理システムとは

まず販売管理とは、何を、どれだけ、誰に、いつ、いくらで販売し、代金の回収をいつ行うかのこの一連の流れを管理することを言います。

この一連の流れといっても業務内容は多岐にわたり、見積もり、受注から出荷、仕入れ、在庫、売り上げ、請求、入金、支払いなど商品を管理する業務だけでなく、お金を管理する業務も行います。

この販売管理は企業が活動するうえで極めて重要な業務の一つです。
販売管理は企業における様々な部門、例えば営業、製造、販売、マーケティング部門などと繋がっているため、この販売管理業務が正しく行われていないとなると、企業活動が成り立たなくなってしまいます。

だからこそ、販売管理は企業において欠かせないものになります。

 

販売管理システムの主な３つの機能

販売管理システムには、主に下記のような機能があります。

1.販売管理機能

販売管理には見積もり、受注、売り上げから請求などの流れがあります。
システムには、これらの業務のデータ入力や検索機能のほかに、CSVへの出力機能やエクセル、既存の他システムからのデータを取り込む機能などが搭載されています。

2.在庫管理機能

在庫管理においては商品の在庫状況や入出荷を確認する機能があります。出荷管理では、受注データに基づいて商品を正確に出荷することが求められます。
それに対応するのが、出荷指示の入力や確定、検索機能、在庫管理です。
在庫の状況を確認・調整し、現在の在庫状況や受払いの情報履歴を表示、検索することができます。

また、エクセルにデータを入力しシステムを取り入れることで、棚卸状況の管理・反映することができます。

3.購買管理機能

発注や仕入れ、入荷、債務管理などの業務におけるデータ入出力や検索、データ取り込み機能がこの購買管理機能に該当します。
契約書を交わした後に仕入れを確定する仕入れ確定機能や、商品・サービスをいつ仕入れるのかを入力する仕入れ予定入力機能、各取引においていくら支払ったのかを確定するために行う予定支払い表の作成や支払消込入力機能が搭載されています。

 

販売管理システムのメリット

販売管理システムのメリットとしては、業務効率化とコスト削減です。
販売管理業務の中には、見積もり管理、受注管理、売り上げ管理、請求・債権管理、在庫管理、出荷管理、入庫管理、棚卸、購買管理、仕入れ・支払い管理など多くの様々な業務があります。
これらのすべての業務内容にそれぞれ専任の担当者を配置し、人の手で作業を行うには相当な時間と労力を必要とします。

また、人の手で作業を行うとなると、人為的ミスがどうしても発生する可能性があります。

そのため、これらの販売管理業務をすべてまとめてシステム化することで、その人為的ミスを防ぐことができるうえに業務時間も短縮できます。
業務効率の向上により生産性も向上し、トータルコストの削減にも繋がります。

この販売管理システムは各業務をデータ化することが可能になるため、業務一連のフローをまとめて管理することができるというメリットがあります。
素早くデータ処理をすることが可能になるだけでなく、各業務データの可視化も可能になることでグループ全体、企業全体で情報共有が容易にできるようになります。

 

販売管理システムのデメリット

販売管理システムにはデメリットも存在します。
まず、システムの導入から運用までに時間がかかってしまうことです。

新しいシステムにまず慣れ、その使用方法を覚えることから始まるため使いこなすまでに必然と時間がかかってしまいます。
そのことから、販売管理システムを導入したからと言ってすぐに売上に繋がるとういうわけではないということを理解しておく必要があります。

また販売管理システムを導入することは、運用コストやシステム投資など規模に応じてコストがかかってしまいます。

システムの導入コストに見合う効果が得られるのであれば、長期的にみるとデメリットにはなりにくいですが、予めシステム導入の前には販売管理システムを導入する目的やなぜ必要なのかを明確にしておくことが重要です。
現在、販売管理システムは業界や業種ごとによって機能が異なるシステムが数多くの業者から提供されています。

そのため、自社の業務内容と比較しながら最適なものを選択しなければならず、自社に合っていないものを選んでしまうと、全く使い物にならないという可能性もあります。

 

まとめ

販売管理システムとは、企業が注文を受けてから商品を納品するまでの一連の販売業務における販売管理や在庫管理、購買管理などを適切にコントロールするシステムのことを言います。

このシステムを導入することで業務効率化やコスト削減などといったメリットがあるため、
導入する企業も増えています。

しかし、販売管理システムにはたくさんの種類があるため、導入を検討する際はまず自社の課題をしっかり分析し、把握したうえで選定することが重要です。

クラウドトーマスでは、クラウドトーマスProが独自APIを公開してことにより、
販売管理システムなどとより容易に連携できるようになりました。

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