EDIとは、「Electronic Data Interchange」の略であり、契約書や受発注書、請求書など企業間の帳票発行業務を専用回線やインターネット回線を利用して自動で行うシステムです。
EDIは、主にBtoBで利用されており、物流関連の企業には不可欠なシステムとなっています。

EDIを使用することで、業務の効率化だけでなく、
コスト削減やデータ品質の向上も見込めます。

また、EDIにはいくつかの種類があり、
取引先との互換性をもつシステムを選択することが必要になります。

今回は、EDIの仕組みや種類、メリット・注意点などについてご紹介します。

EDIとは？

EDIとは、「Electronic Data Interchange」の略であり、電子データ交換を意味します。
主にBtoBで利用されており、専用回線やインターネット回線を用いて帳簿業務の処理ができるシステムです。
自動で情報の取り込みができるため、従来のような紙ベースでのやり取りが不要になり、
より正確なデータ管理や業務の効率化につながります。

EDIは主に物流関連の企業には不可欠なシステムで、EDIの中にはEOSというシステムがあります。
EOSとは「Electronic Ordering System」の略で、「電子発注システム」のことです。
EOSはEDIの一部ともいえるシステムで、EDIの仕組みを使い、発注業務を電子化することができます。

EDIとEOSの違いは、取り扱うデータの範囲にあります。
EDIが受発注業務を含め広い範囲の電子データを処理するのに対し、EOSは発注の電子化に特化しています。
つまりEOSはEDIの一部であるといえます。

EDIの種類とは？

EDIを有効活用するためには通信方法・データ形式・識別コードなどのルールを取引先と事前に定める必要があり、そのルールによって主に３つの種類に分けられます。
導入の際はそれぞれの特徴をもとに、自社に合ったEDIを選ぶことが求められます。

では、EDIの3つの種類を説明していきます。

①個別EDI
個別EDIとは、取引先ごとに通信を行うフォーマットや識別コードなどのルールを設定することです。取引先ごとそれぞれの仕様に対応するデータの変換システムを用意する必要があるため、細かくルールを決められるなど自由度が高いというメリットがある一方、多くの取引先にEDIの活用を広げにくいデメリットがあります。取引先の数が少ない企業に向いたEDIです。

②標準EDI
標準EDIは異なる企業間でのデータ交換形式や規格を標準化したEDIです。フォーマットが標準化されているので、標準規格のEDIと自社システムをつなぐデータ変換システムを用意するだけで、同一の規格を利用する複数の企業との取引が可能になります。

③標準EDI（業界ＶＡＮ）
業界ＶＡＮは標準EDIの一形態で、取引先コードや商品コードを特定の業界に特化させたネットワークサービスです。
業界ＶＡＮを使うことで、取引できる企業の数は減ってしまうものの、同じ業界の異機種間接続を可能とします。
代表的なものとして、酒類・加工業界ＶＡＮや、日用家庭用品業界ＶＡＮなどが存在します。

Web-EDIとは？

EDIでは近年Web-EDIと呼ばれるものが主流になってきています。

Web-EDIとは、従来のEDIのように電話回線を使うものではなく、インターネット回線を使った新しいEDIです。
Web-EDIはインターネット環境さえあればスマートフォンやタブレットからでも利用できるクラウド型のシステムであるため、よりスピーディーな電子取引を可能とします。
Web-EDIの最大のメリットは、専用のシステムをインストールする必要がないことです。
ブラウザで利用できるため、従来のEDIに比べ、導入環境を気にせずスピーディーかつ低コストで導入が可能となります。

また、日々発展するインターネットの高度な暗号化通信を利用できるため、最新のセキュリティ対策をとることが可能です。

しかし、Web-EDIは標準化されてないことに注意が必要です。
そのため、取引先がWeb-EDIに対応しているかを確認する必要があります。
Web-EDIは比較的簡単にカスタマイズを行うことができますが、取引先との通信プロトコルに互換性があるかどうか十分注意した上で、自社でWeb-EDIを構築したり、複数の通信プロトコルをサポートしているWeb-EDIを選んだりするようにしましょう。

EDIのメリットと注意点

EDI導入のメリットとして、主に以下の４つがあげられます。

①業務の自動化
EDIを導入することにより、受発注書などの帳簿類を電子化してやり取りできるため、書類や伝票を印刷・郵送する手間やコストを削減することができます。
また、会計システムや販売管理システムなどの基幹システムとEDIを連携することで、取引に必要な帳票作成やデータの送受信などの自動化も可能になります。

②ペーパーレス化によるコスト削減
EDIによる電子化によって請求書をはじめとするさまざまな書類のペーパーレスを促進できます。
これによりコピー用紙代や郵送代、ＦＡＸ通信費や人件費など送受信に関わるコストを削減できるようになります。
また、書類保管場所の省スペース化にもつながります。

③業務スピードの向上
先述したように、EDIにより自動化やペーパーレス化がすすむことで、業務効率化とともに業務スピードの向上も見込むことができます。Web-EDIであれば、さらに高速な通信取引が可能となります。

④データ品質の向上（＝正確性）
EDIを利用することで手作業での伝票記入やデータ入力が不要になります。人の手で行う業務はどうしてもミスが生じてしまいがちですが、EDIでは取り込んだデータを自動で処理してくれるため、業務の正確さが増し、データの品質や信頼度を向上できます。

EDIを導入する上での注意点としては、取引先企業もEDIを導入している必要があることがあげられます。

さらに、導入するEDIが互換性をもつシステムであることも重要です。
EDIを導入している取引先が少ないと、逆にコストがかかってしまう場合もあるため、費用対効果をしっかりと確認しましょう。

まとめ

EDIを導入することで、業務の効率化だけでなく、ミスの軽減やコスト削減が可能になります。
EDIには様々な種類があり、取引先によって通信形式や規格が異なるため、取引先との互換性に注意しながら自社にあったEDIを選択する必要があります。

自社や取引先の環境にあったEDIで、業務効率化を目指しましょう！

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